在美國西點(diǎn)軍校，有一個(gè)廣為傳誦的悠久傳統。學(xué)員遇到軍官問(wèn)話(huà)時(shí)，只能有四種回答：“報告長(cháng)官，是”、“報告長(cháng)官，不是”、“報告長(cháng)官，知道”、“報告長(cháng)官，不知道”，除此以外，不能多說(shuō)一個(gè)字。這就是制度。
制度化的作用是什么呢？我認為有二點(diǎn)：第一，告訴你能做什么，第二，告訴你要怎么去做。通過(guò)傳統，一個(gè)剛進(jìn)入西點(diǎn)軍校的學(xué)員，他就可以馬上了解二件事，首先長(cháng)官問(wèn)話(huà)必須回答，其次答案必須是其中的一個(gè)。
制度化的優(yōu)點(diǎn)體現在哪里呢？比如剛入伍的軍人，他很容易就能學(xué)會(huì )“齊步走”，不會(huì )受老兵退役的影響。原因就是“齊步走”的操作是制度化、流程化的：1、士兵聽(tīng)到口令后先邁出左腿；2、每一步的步幅為75公分；3、每分鐘的步頻為116步。
對一個(gè)目光遠大的企業(yè)來(lái)說(shuō)，制度化管理是不可或缺的，是發(fā)展壯大的必經(jīng)之路。但俗話(huà)說(shuō)的好條條大路通羅馬，可也有遠路和近路之分。對企業(yè)來(lái)說(shuō)，只有為自己量身制定的路才是最好的。那如何挖掘一條最好的路呢？
首先我們要明白制度和流程實(shí)際就是工作經(jīng)驗的積累。在工作中我們明白什么事情是要做的，在操作中會(huì )出現哪些狀況，怎么樣避免出現失誤，再將這些最真實(shí)的工作按順序記錄下來(lái)，就形成最基本的流程了。然后將這份流程文檔化、表格化，又回饋給第一線(xiàn)員工。再進(jìn)行新的工作時(shí)，每完成一個(gè)工序就勾選一項，這樣的話(huà)就保證工序上不會(huì )有任何遺漏，同時(shí)將出現的新問(wèn)題及時(shí)反饋。這樣每次取得一點(diǎn)進(jìn)步，最終就能制作出適合當前階段的制度和流程了。但不要妄想有一個(gè)絕對完美的流程，因為制度、流程這個(gè)東西是一種不斷發(fā)展、前進(jìn)的事物，沒(méi)有能適應所有狀況的萬(wàn)金油，只能靠我們不斷的積累，不斷的總結，修正，才能形成一個(gè)最適合自己的好流程。
比如說(shuō)有一個(gè)新的工程項目，制定流程如下：進(jìn)場(chǎng)時(shí)先進(jìn)行拍照，記錄現場(chǎng)狀況，再開(kāi)始工作，同時(shí)記錄每步的進(jìn)展（可拍照記錄），完成工程驗收之后，在記錄完成之后的狀況，這就是第一手的資料?；氐焦竞?，將圖片和工作流程表格集合起來(lái)，做一個(gè)工作文檔，同時(shí)記錄工作中出現的新問(wèn)題，看流程是否要修改。這樣的話(huà)，隨著(zhù)完成的工程越多，經(jīng)驗也就越來(lái)越豐富，流程也會(huì )越來(lái)越好。同時(shí)公司也有了歷史記錄，這代表了公司的發(fā)展歷程。在對新的客戶(hù)進(jìn)行介紹時(shí)，也可非常的直觀(guān)，同時(shí)顯示出公司管理的規范，證明了公司的實(shí)力，以及在不斷的取得進(jìn)步。從長(cháng)遠來(lái)看，每一個(gè)工程所記錄的數據，以后都是公司的最寶貴的財富。這些最真實(shí)的數據，可以使我們通過(guò)這些了解市場(chǎng)的發(fā)展過(guò)程，并對市場(chǎng)前景作出準確的預測。對數據分析來(lái)說(shuō)，越是真實(shí)的數據越能看出市場(chǎng)的真實(shí)動(dòng)態(tài)，這就是公司發(fā)展的基石。同時(shí)對一個(gè)公司來(lái)說(shuō)，歷史是不容忘記的，記錄了公司的成長(cháng)歷程，對以后的新員工也是一個(gè)激勵。
最后企業(yè)的發(fā)展就像在一條長(cháng)長(cháng)的斜坡上向上推動(dòng)著(zhù)的一個(gè)雪球。雪球有巨大的下滑力，只要推動(dòng)者略有松懈，它就會(huì )迅速下滑。鐵打的營(yíng)盤(pán)，流水的兵。雪球的推動(dòng)者常會(huì )有升遷、調動(dòng)或輪換，但決不能在人員調動(dòng)時(shí)，讓其崗位的雪球滑到谷底，后繼者又來(lái)從零開(kāi)始向上推……周而復始，這會(huì )導致每個(gè)人都付出不必要的艱辛努力，以致每個(gè)人實(shí)際上都是在一個(gè)低水平位置上做著(zhù)效益低下的重復工作。正確的做法是：每人都必須把雪球穩定在自己的最高點(diǎn)，讓后來(lái)者從這個(gè)高度再把雪球向上推進(jìn)一步，哪怕是一小步。要做到這點(diǎn)，就需要一個(gè)防止雪球下滑的“契子”——企業(yè)不斷完善的制度和流程，凡事均應做到有章可循。每個(gè)員工都應對企業(yè)可以量化的效益指標做出貢獻，而且還應當對不能量化的“制度和流程”作出貢獻。當某員工離開(kāi)某崗位時(shí)，離開(kāi)的是“個(gè)人”，而留下的則是“制度和流程”；接管其崗位的后來(lái)者能夠迅速地遵循現有的“制度和流程”展開(kāi)工作，繼續推動(dòng)工作向前發(fā)展。
對一個(gè)公司來(lái)說(shuō)，發(fā)展到一定的程度之后，就必然要走規范制度流程這一步。這是個(gè)繁瑣的工作，只能一步步的去完善，不要妄想一次性搞定，要有長(cháng)期的準備，一步步、一點(diǎn)點(diǎn)的去進(jìn)步形成最適宜的制度，這也是一個(gè)目標走向世界的公司天然的使命。最后公司的每一點(diǎn)點(diǎn)進(jìn)步都需要公司全體同仁的智慧，為了讓銀河成為世界級的企業(yè)大家一起努力吧！
在線(xiàn)工具